Pembuatan Laporan SPJ Otomatis di Excel – Project Pribadi

Fiuh, akhirnya selesai juga. Setelah berpengalaman 1 tahun sebagai Pembantu PPTK, akhirnya saya memutuskan untuk memperbaiki program laporan SPJ Otomatis (ehmm… sebenarnya semi otomatis, karena beberapa masih harus edit manual) yang sudah sangat membantu satu tahun belakangan ini. Bagi teman-teman PNS yang sering direpotkan dengan pembuatan laporan SPJ, inilah salah satu contoh solusi yang cukup efektif.

 

Yang pertama, saya ingin menceritakan alur SPJ itu seperti apa. Hal ini perlu difahami, agar kita tidak bingung dalam menyusun SPJ. Saya yakin, ketika anda masuk PNS dulu, tidak ada yang mengajari hal ini.

Oh, iya, sebelumnya kita harus faham dengan yang namanya RKA. RKA adalah Rencana Kegiatan pada tahun berjalan, lengkap dengan jumlah anggaran untuk kegiatan tersebut serta rincian masing-masing pos pengeluaran. Didalam RKA, masing-masing post pengeluaran itu dinamakan Rekening. Rekening mempunyai nomor rekening sendiri-sendiri.

Contoh nomor rekening lengkap seperti ini:

1.08.1.08.01.16.13.5.2.2.03.12

pemecahannya sebagai berikut :  1.08.1.08-01-16-13-5.2.2.03.12

1.08.1.08 = urusan wajib lingkungan hidup

01 =  (kode instansi) Kantor Lingkungan Hidup

16 = Kode program – Pengendalian Pencemaran dan Perusakan Lingkungan Hidup

13 = Kode Kegiatan – Penyusunan Amdal

5.2.2.03.12    = Kode Rekening – Belanja Jasa Publikasi/Dokumentasi

sebenarnya masing-masing angka mempunyai arti khusus, namun untuk list lengkapnya, saya tidak punya.

 

Alur SPJ adalah sebagai berikut:

1. PPTK meminta panjar kepada Bendahara Pengeluaran. Ini menggunakan Form atau surat Permintaan Panjar. Dalam surat ini  sudah disebutkan rekening apa saja yang diminta.

2. Bendahara Pengeluaran memberikan panjar sesuai yang diminta PPTK. Form yang digunakan adalah form pemberian panjar

3. Selanjutnya setelah kegiatan PPTK selesai, PPTK melaporkan penggunaan panjar, berikut bukti-bukti pendukungnya. Ini yang disebut dengan dokumen SPJ. Dokumen SPJ, selain terdiri dari point 1 dan 2 diatas, yang ketiga berisi Pengembalian Panjar. Didalam form ini disebutkan berapa yang dipanjar, dan berapa yang di SPJ-kan. Yang tidak bisa diSPJkan harus diserahkan kembali ke bendahara pengeluaran untuk diserahkan ke Kas Daerah

4. Yang ke 4 adalah kendali panjar. Ini sebenarnya hampir mirip dengan form pengembalian panjar, cuman namanya saja yang berbeda

5. Lampiran Bukti Pengembalian Panjar. form ini berisi kolom kolom yang menunjukkan nomor bukti (biasanya kwitansi) pengeluaran, berdasarkan rekening. Bisa jadi satu rekening terdapat lebih dari satu nomor kwitansi.  Contoh, rekening Perjalanan Dinas selalu terdiri dari beberapa kali kwitansi.

6. Kemudian Kendali Kegiatan. Form ini berisi Pagu anggaran dan berapa anggaran yang telah digunakan.

 

6 form diatas, biasanya masih dilengkapi dengan tambahan form berikut ini bila sesuai

7. Buku PPN – PPH dan Rekap Buku PPN-PPH, berisi rekapan penerimaan dan penyetoran Pajak-pajak pada SPJ periode berjalan

8. Surat Setoran Pajak, yang telah ditandatangani penerima Pajak.

9. SPPD Rampung. Untuk perjalanan dinas, baik dalam daerah maupun luar daerah, selalu menggunakan form SPPD Rampung, dilengkapi dengan kwitansi, Surat Tugas dan SPPD, Laporan staf, bukti karcis dan data pendukung lainnya bila diperlukan

10. Untuk pemberian honor, tidak menggunakan kwitansi, tetapi menggunakan form honor.

 

Nah, karena form-formnya sudah siap dan selalu begitu-begitu saja, maka pekerjaan ini bisa kita buat otomatis di excel. Pembuatan SPJ sering salah, terutama karena tidak teliti pada penulisan Nomor Rekening kegiatan. Wajar, karena menulis sekitar 16 digit dengan perbedaan 1 dan 2 digit, tentunya sangat rawan terjadi kesalahan. Karenanya, lewat Excel, pekerjaan ini dapat dilakukan otomatis.

 

FITUR

1. Sistem

Tahun lalu, saya membuat program dengan Nama Program, Nama Kegiatan, nomor rekening  dan nama PPTK dibuat sebagai list dan dipilih terpisah. dengan cara ini, walaupun sudah cukup membantu mengurangi kesalahan penulisan nomor rekening, namun masih sering terjadi kesalahan, yaitu lupa didalam memilih, atau sulit memilih karena nomor rekening begitu banyak.

Tahun ini, saya perbaiki, dimana list yang dipilih hanya kegiatannya saja, maka akan muncul seluruh data mulai dari PPTK sampai dengan dengan nama rekening. Jadi masing-masing rekening tidak perlu memilih, tapi sudah langsung diambil dari database.

SPJ-1

Keterangan gambar:

Nomor 1 :

Drop down list berisi data kegiatan yang ada dalam database RKA. Drop down ini sangat clean, artinya jumlahnya mengikuti database. Bila ada pengurangan maupun penambahan data, maka list akan langsung menyesuaikan, tanpa ada ruang kosong disitu

Nomor 2 : Begitu list kegiatan dipilih, maka data yang bersesuaian dengan kegiatan itu akan muncul secara otomatis. Ini untuk mengurangi kesalahan pemasukan data. Demikian juga dengan nomor rekening untuk kegiatan yang bersesuaian, akan segera muncul di kolom nomor 3

Nomor 3 : Berisi nomor rekening kegiatan. Jumlah rekening mengikuti kegiatannya, jadi kalau jumlah rekeningnya cuman 2, maka yang muncul juga cuman 2 rekening. Di kolom ini saya tunjukkan juga Pagu anggaran, SPJ sampai dengan SPJ sebelumnya dan sisa pagu (Nomor 4). Gunanya untuk melihat sebenarnya berapa sisa pagu anggaran, sehingga bila diambil tindakan secepatnya (di PAK atau anggaran dialokasikan ke kegiatan lain)

User hanya perlu mengisi panjar. Jumlah SPJ dan jumlah kwitansi untuk SPJ tersebut.

Panjar harus selalu lebih kecil atau sama dengan sisa pagu. SPJ harus lebih kecil atau sama dengan Panjar. Bila aturan ini dilewati, maka sel yang salah akan berubah warna menjadi merah darah.

 

2. Database

Tahun lalu, untuk membuat nomor panjar, masih harus membuka laporan SPJ sebelumnya.

Tahun ini, saya simpan nomor SPJ yang lalu, sehingga untuk membuat nomor saat ini, otomatis muncul.

dengan adanya data ini, maka histori SPJ sebelumnya dapat diketahui dan ditampilkan dalam 1 sheet.

SPJ-2

Keterangan gambar:

Nomor 1: biasa saja. Terbilang sudah langsung terisi memakai fungsi terbilang

Nomor 2 : Nomor panjar sudah langsung terisi berdasarkan nomor panjar sebelumnya + 1

Nomor 3. biasa. Print preview untuk permintaan panjar, penerimaan, pengembalian, kendali dan lampiran bukti pengembalian panjar

 

3. Tahun lalu, lampiran bukti panjar harus dimasukkan manual. Tahun ini, pemasukan lampiran bukti panjar masih manual juga, tapi tempat-tempat untuk memasukkan data telah saya tandai, sehingga menjadi lebih mudah.

spj-3

Keterangan gambar :

Lampiran bukti pembayaran panjar, walaupun masih edit manual, namun sudah lebih mudah, karena lokasi pemasukan data sudah saya tandai warna biru, yang akan segera hilang ketika sudah diisi data yang benar.

Nomor 1: Nomor rekening langsung muncul berdasarkan jumlah data yang diSPJkan, maksimum 10 rekening bisa muat di sheet ini

Nomor 2: daerah yang perlu diisi langsung diwarna biru, agar lebih mudah pengisian datanya. Untuk sementara data tanggal kwitansi dan besarnya belum saya simpan dalam database.

Nomor 3 : tanda kesalahan bila nilainya tidak sama dengan yang diSPJkan. Warna merah akan hilagn otomatis bila data sudah diisi dengan benar

 

4. Otomatisasi

Tahun lalu, SPPD rampung harus mengedit SPPD dalam daerah atau luar daerah, kadang sering lupa. Lalu pengisian keterangan di SPPD juga sering lupa. di angka ditulis 3 tapi di terbilang masih tertulis (dua) hari. konyol bukan?

 

Tahun ini saya berusaha membuat semua itu otomatis…tis…tis..

spj-5 \

Nomor 1 : Kendali SPPD bisa dipilih Dalam daerah atau luar daerah

Nomor 2 : Kuitansi, pernah saya usahakan untuk mentransfernya ke excel, namun ternyata setting kertas di excel kurang nyaman, sehingga untuk kuitansi, tetap di Word dengan menggunakan mailmerge data dari excel.

 

spj-4

Nomor 1: Uang harian golongan ???, akan langsung mengikuti golongan personelnya. Begitu juga dengan jumlah uang dan berapa hari serta @ hariannya, semuanya otomatis.

Uang transport, karena bisa berapa saja, sehingga tidak saya programkan.

 

Tambahan :

Sebenarnya ada yang lain, yaitu buku PPN PPH, faktur pajak dllsb semuanya serba otomatis atau semi otomatis. Namun perbaikan utama untuk tahun ini telah selesai.

 

SAYA SIAP MENYONGSONG 2012

TAHUN KERJA KERAS!

Istilah Pencarian:

Klik untuk melihat isi list

38 thoughts on “Pembuatan Laporan SPJ Otomatis di Excel – Project Pribadi

      1. Assalamu’alaikum. Pak saya Admin dari SMP Negeri 2 Darul Hasanah Kab.Aceh Tenggara. sya minta Tolong Link dowload Program Pembuatan SPJ Rutin Otomatis di Excel-Projek Pribadi saya sebagai Admin Sekolah. mksh Pak.

  1. makasih ya… kalo semua orang berpengetahuan dapat berbagi seperti ini… tentunya ia menjadi berkat bagi orang lain… God Bless You..

  2. Terimakasih juga saya sampaikan karena aplikasi ini diberikan dengan cuma2 bagi yang membutuhkannya. harapanya semoga adminnya selalu diberkati oleh Sang Pemilik Kehidupan sehingga hal2 baru dapat dibagikann secara cuma2 bagi semua orang yang membutuhkannya. Tuhan Berkati

  3. *bisa bantu share gmn caranya buat aplikasi perjalanan dinas supaya tidak terjadi bentrok.. contoh nya si A proyek 1 berngkat pada tanggal 1,2 dan 3.. si A proyek 2 berangkat pada tanggal 3,4 dan 5.. nah tanggal 3 kn bentrok lalu otomatis di tolak.. mohon pencerahan nya.. terimakasih :) 

    1. @eggy: ada banyak yang harus diedit manual untuk SPJ, sesuai dengan RKA masing-masing instansi. Saya belum mengedit program itu agar pengguna dibebaskan dari keruwetannya. Kalau anda ingin custom SPJ untuk instansi anda, silahkan hubungi saya secara pribadi. email: hari.saryono[et]gmail.com

  4. *makasih infonya mas ini yang saya cari2 saya sempat berfikir membuatnya pakai microsoft acces namun saya kurang paham menggunakannya rupanya di excell bisa juga mkasih mas izin sedot

  5. Itu File Mailmergenya dimana bos. Kok ga ada. Trus tombol2 yang ada di file excelnya kok ga ada respon saat di Klik. tq

  6. sunggu luar biasa gan, kami dari papua senang memiliki ilmu dari anda, tolong konfirmasi ke nomor hp 085254597460 sy pegawai bappeda kab. yalimo Provinsi Papua jika ada kesempatan akan sy meminta bantuan dr anda makasih yaaaa

  7. Saya Pengelolah Keuangan Humas dan Protokol Pemda KOLTIM, sy mau belajar buat SPJ yang lebih mudah yakni menggunakan cara di MS XL secara otomatis seperti contoh di atas… kalau bisa tolong… di kirimkan filnya… arhismanyusuf@gmail.com, sebelumnya saya ucapkan terimakasih atas bantuannya…

  8. siang mas, minta dong link download aplikasi lpj untuk bendahara pengelola dana APBD yang tahun 2014. thanks sebelumnya.

  9. mantap pak, memang ini yang saya butuhkan, terima kasih atas karya bapak dan kalau bapak tidak keberatan mohon karya bapak yakni SPJ otomatis 2012 kiranya dikirim ke email saya winpro1968@gmail.com. Terima kasih

  10. Saya Pengelola Keuangan KPU BITUNG, sy mau belajar buat SPJ yang lebih mudah yakni menggunakan cara di MS XL secara otomatis seperti contoh di atas… kalau bisa tolong… di kirimkan filnya…yuliawidiastuti71@yahoo.co.id, sebelumnya saya ucapkan terimakasih atas bantuannya…

  11. assalamualaikum pak admin
    sy bendahara kantor Desa pak.
    gmn cara menyesuaikan denga kebutuhan peng spj an daerah kami pak
    terima kasih

Leave a Reply